A une année d’intervalle, le Tribunal fédéral rend deux arrêts sur le droit d’accès et la protection des données dans le cadre d’une enquête interne et confirme que le droit d’accès peut être restreint.
Le premier arrêt du 1er mai 2025 (ATF : 1C_375/2024) concerne une professeure associée à la faculté des sciences humaines de l’EPFL depuis 2012. En 2019, elle fait une demande de promotion qui n’aboutit pas. Elle demande à pouvoir consulter son dossier en lien avec sa demande d’évaluation. Sa demande est refusée mais les « informations disponibles sur l’origine des données, le but et les bases juridiques du traitement, les catégories de données traitées et de participants au fichier ainsi que les catégories de destinataires des données » lui sont communiquées. Après la saisine de l’organe de recours de l’EPFL, la CRIEPF, puis le Tribunal fédéral administratif (TAF), l’EPFL rend une nouvelle décision le 23 mai 2024. A nouveau, l’EPFL restreint le droit d’accès et ne donne notamment pas accès à l’évaluation de la professeure par ses pairs (« peer review »). La professeure recourt au Tribunal fédéral contre cette décision.
Le Tribunal fédéral relève qu’il « est indéniable que la recourante dispose d’un intérêt légitime à pouvoir accéder à son dossier de candidature et comprendre les raisons ayant conduit au refus de sa promotion ». Le Tribunal fédéral doit donc « examiner si un intérêt public ou privé prépondérant justifiait une restriction au droit d’accès ».
Le Tribunal fédéral rappelle que « le système de promotion mis en place par l’EPFL se base sur la méthode d’évaluation collective de chercheurs sur l’activité d’un autre chercheur d’une même discipline scientifique (évaluation par les pairs; « peer review »). […] le bon fonctionnement du système impose de garder l’identité des experts et des rapporteurs confidentielle afin de garantir leur totale indépendance. Si leur identité était connue des candidats, ils pourraient être tentés de rédiger leurs mémoires de façon à éviter toute situation conflictuelle et ne seraient ainsi pas en mesure de rendre leur appréciation en toute objectivité. Sans anonymat, il pourrait également exister un risque que les experts refusent tout simplement de se prononcer, rendant leur sélection plus difficile ».
Le Tribunal fédéral relève que « les personnes impliquées en qualité de rapporteur dans la procédure d’évaluation des candidats pouvaient s’attendre à ce que leurs appréciations et déclarations ne soient pas révélées à la personne concernée ». Le Tribunal fédéral constate donc que le TAF « pouvait sans violer le droit fédéral retenir que la mise en balance des intérêts penchait, en l’occurrence, en faveur du maintien de la confidentialité ».
S’agissant de savoir si une mesure moins incisive aurait pu être ordonnée, selon le Tribunal, « un caviardage limité aux noms des experts ne permettrait en effet pas de garantir leur identité confidentielle, dès lors qu’ils indiquaient la nature de leurs relations professionnelles passées ou présentes avec la recourante, ainsi que leur domaine de compétence ». Un « caviardage limité aux noms des experts ne serait effectivement pas apte à garder leur identité secrète ». Le Tribunal fédéral considère donc que « les documents litigieux ne pouvaient pas faire l’objet d’une mesure moins incisive qu’un refus complet de transmission. Le refus d’accès aux documents litigieux respecte dans ces conditions le principe de la proportionnalité ».
Le Tribunal fédéral admet donc le refus d’accès au rapport d’évaluation des pairs et, dans la balance des intérêts, il considère que le maintien de la confidentialité l’emporte.
Le second arrêt du 16 juin 2026 (ATF : 4A_504/2025) concerne également un professeur, soit un professeur ordinaire de l’Institut de hautes études internationales et du développement (IHEID). Il avait exercé cette fonction de 1992 à 2019, soit jusqu’à la limite d’âge de l’AVS. Il avait également été directeur de département à deux repises pendant sa carrière, soit pendant au total 8 ans.
Ce professeur a obtenu une prolongation de son engagement comme professeur pour une durée de trois ans suivant la limite d’âge AVS. En mai 2022, il a demandé un deuxième renouvellement de son contrat.
À la même époque, le Conseil de fondation de l’IHEID avait commandé une enquête interne à un avocat, comportant un audit de climat au sein du département dans lequel le professeur travaillait. Le Conseil a alors fait savoir au professeur que la décision sur une éventuelle prolongation de son engagement comme professeur n’interviendrait pas avant la remise du rapport de l’avocat. Comme d’autres professeurs ou collaborateurs et collaboratrices du département, il a été auditionné dans le cadre de l’enquête interne.
Le rapport de synthèse de l’avocat est daté du 15 septembre 2022. Le contrat en qualité de professeur n’a pas été renouvelé et le Conseil l’a informé, en octobre 2022, qu’en tant que professeur émérite, il n’appartenait plus au corps professoral, même si un bureau partagé et un accès aux services de l’institut étaient mis à sa disposition pour l’année 2023 pour qu’il termine son projet.
Le professeur a demandé une copie du rapport d’audit, soit de l’enquête de climat. Cela lui a été refusé.
Le professeur a alors déposé une action en exécution du droit d’accès au sens de l’art. 25 LPD. « L’objet du litige consiste en l’accès aux données personnelles du professeur traitées par l’employeur, plus spécifiquement, à ce stade, à celles contenues dans le rapport de l’enquête interne commandée par l’intimée au sujet du climat régnant dans le département dans lequel le recourant travaillait depuis de longues années ».
Le Tribunal des prud’hommes a ordonné à l’Institut de lui « remettre le rapport d’enquête interne, en précisant que ce document ne serait destiné qu’au tribunal et qu’il ne serait ni remis ni montré à la partie adverse. […] Au cours de la procédure d’appel, la cour cantonale n’a pas accédé à la demande du professeur de permettre à son avocat de consulter le rapport litigieux de manière anticipée. Sur le fond, le Tribunal, puis la Chambre des prud’hommes ont recherché si des informations contenues dans le rapport et, le cas échéant, lesquelles devaient être transmises à l’ancien professeur afin que le droit d’accès de celui-ci à ses données personnelles soit respecté ».
Le professeur a recouru au Tribunal fédéral.
Dans son arrêt, le Tribunal fédéral commence par rappeler les principes suivants :
Le Tribunal fédéral relève également que, dans le cas du professeur et de l’institut, « le rapport litigieux se limite à l’analyse du climat au sein du département xxx et ne vise pas spécifiquement le recourant. En confiant cette enquête interne à un avocat, il s’agissait pour l’intimée d’évaluer les éventuels dysfonctionnements du département et d’avoir une vision globale de l’ambiance qui y régnait. L’un des enjeux accessoires était apparemment aussi d’éclairer l’employeuse quant à l’opportunité d’une seconde prolongation du contrat du recourant au-delà de l’âge de la retraite.
Pour réaliser son enquête, l’avocat mandaté a entendu plusieurs professeurs, collaborateurs et collaboratrices du département, à qui il a donné l’assurance que leur anonymat et la confidentialité de leurs déclarations seraient préservés. Dans le rapport remis à l’intimée, l’enquêteur a ainsi caviardé le nom des personnes entendues dont il a repris les déclarations ».
En d’autres termes, le rapport de l’enquête interne contient des passages qui concernent le professeur personnellement et des passages qui ne le concernent pas.
Le Tribunal fédéral rappelle que, en « vertu de la LPD, la question du droit d’accès du recourant aux déclarations des personnes entendues et à leur analyse par l’enquêteur ne se pose que pour les passages du rapport de l’enquête interne qui le concernent personnellement, soit ceux où il est désigné nommément ou identifiable ».
Pour le Tribunal fédéral, « les informations et appréciations en jeu se rapportent donc au comportement du recourant et à son impact éventuel sur l’atmosphère du département traversé par des tensions. Qu’elles consistent en constatations de fait ou en jugements de valeur, ces données personnelles concernent à la fois le recourant et les personnes auditionnées de sorte qu’une balance des intérêts au sens de l’art. 26 LPD s’impose. En ce qui concerne les autres informations résultant des auditions, il est d’emblée exclu d’autoriser le recourant à y accéder puisqu’elles ne relèvent pas de ses données personnelles, mais exclusivement de données de tiers ».
« L’enquêteur avait assuré aux personnes entendues l’anonymat et la confidentialité de leurs déclarations. À cet effet, il a caviardé leurs noms lorsqu’il a relaté leurs propos dans le rapport destiné à l’intimée. Au bénéfice d’une telle garantie, les individus interrogés ont pu faire librement part de leurs opinions, de leurs ressentis et permettre ainsi à l’avocat-enquêteur de mener à bien sa tâche de manière efficace, en livrant à l’intimée la photographie la plus juste du climat régnant dans le département, des tensions existantes et de leur origine.
Les avis émis sur le recourant, tels que repris dans le rapport interne, sont couverts par la garantie de confidentialité. Les personnes interrogées ont droit à ce que leurs déclarations au sujet du recourant ne soient pas communiquées à ce dernier contre leur volonté. Comme la cour cantonale le relève à juste titre, l’employeuse, par une telle transmission, aurait porté une atteinte illicite aux droits de la personnalité des employés ayant accepté de parler à l’enquêteur et, en outre, elle aurait vraisemblablement contribué à dégrader encore le climat au sein du département.
L’intérêt des personnes entendues à la non-divulgation de leur participation à l’enquête interne est manifestement prépondérant par rapport à l’intérêt du professeur à connaître les opinions exprimées sur sa personne et, par ricochet, à évaluer l’influence qu’elles auraient pu avoir sur le non-renouvellement de son contrat ».
Le Tribunal fédéral est également d’avis que le refus de communiquer au professeur certains passages et des parties du rapport est la seule mesure possible. Il n’y a donc d’autres mesures moins incisives possibles. Pour le Tribunal fédéral, « le caviardage des noms permet de garantir la confidentialité vis-à-vis du Conseil de fondation, dont l’objectif premier était d’obtenir une vision globale de l’atmosphère au sein du département et qui n’était pas intéressé par l’identité en tant que telle des individus interrogés. En revanche, quoi qu’en dise le recourant, cette mesure est insuffisante à assurer qu’il ne puisse lui-même prendre connaissance du nom des personnes auditionnées et de la teneur de leurs déclarations. En effet, professeur depuis de longues années dans un département d’une quinzaine de personnes, le recourant, à la lecture des parties » non transmises « du rapport, aurait, selon toute vraisemblance, été en mesure, par recoupements, d’attribuer telle déclaration à telle personne déterminée ».
Pour le Tribunal fédéral, la situation est comparable à celle du premier arrêt mentionné ci-dessus. Il confirme donc que le refus de communiquer certaines parties du rapport d’audit de climat ne viole pas le droit d’accès du professeur à ses données personnelles.
Le Tribunal fédéral relève enfin que « les données personnelles auxquelles une personne physique peut en principe accéder sont les informations qui la concernent en tant que personne identifiée ou identifiable (art. 5 let. a LPD). […]. Or, le professeur concerne ne saurait être identifiable spécifiquement dans les formules « des professeurs » ou « certains professeurs » utilisées par l’enquêteur, de sorte que les passages les intégrant ne comportent pas de données personnelles du recourant ».
Pour l’auteure soussignée, il faut surtout retenir ce qui suit de ces deux arrêts :
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