Signature électronique : pratique, mais pas toujours suffisante pour la validité de vos actes

La signature électronique – par exemple via DocuSign – est aujourd’hui largement utilisée dans les affaires. Elle est pratique, rapide et s’intègre parfaitement dans notre environnement numérique. Mais attention : en droit suisse, elle ne remplace pas toujours la signature manuscrite lorsque la loi l’exige.

Les différents types de signature électronique en droit suisse

Le droit suisse distingue trois niveaux de signature électronique :

– Signature électronique simple (SES) : il s’agit d’un processus facile à mettre en œuvre, peu coûteux, souvent basé sur une adresse électronique, un code PIN ou une case à cocher (par ex.  DocuSign).
– Signature électronique avancée (SEA) : ce processus offre un meilleur niveau d’identification et d’authentification par un certificat électronique propre à chaque avec une intégrité garantie via la cryptographie.
– Signature électronique qualifiée (SEQ) : Elle repose sur un certificat électronique qualifié émis par une autorité de certification agréée et une authentification forte. C’est la seule équivalente à une signature manuscrite selon la loi.

La SEQ est la seule signature électronique valable lorsque la loi impose la forme écrite pour la validité de l’acte.

Lorsque la loi impose la forme écrite pour la validité de l’acte

Certaines opérations requièrent impérativement de par la loi une forme écrite (forme légale), ce qui signifie que seule une signature manuscrite ou une SEQ peut être utilisée. Parmi les cas fréquents dans la vie de l’entreprise, on mentionnera :

– la cession de créances, y compris la cession d’actions d’une SA qui y est assimilée
– la cession de parts sociales dans une Sàrl
– la clause de non-concurrence dans un contrat de travail
– le contrat d’apprentissage

– la reconnaissance de dette valant titre de mainlevée dans la procédure de mainlevée
– les réquisitions d’inscription au registre du commerce

Qu’en est-il d’une renonciation à la forme écrite par les parties

L’article 14 alinéa 2bis CO permet aux parties de convenir contractuellement que l’exigence de la forme écrite peut être remplie par un moyen de communication électronique, notamment par signature électronique. Toutefois, cette option s’applique uniquement lorsque la forme écrite est imposée par les parties elles-mêmes (forme contractuelle), et non lorsque la loi exige la forme écrite pour la validité de l’acte (forme légale).

Par exemple, si un contrat stipule qu’il ne peut être modifié que par écrit, les parties peuvent convenir qu’une signature électronique simple (comme DocuSign) suffira. En revanche, pour des actes soumis à une exigence légale de forme écrite (par exemple dans les cas cités ci-dessus), seule une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée (SEQ) est valable.

Toute tentative de renonciation conventionnelle à cette exigence est alors sans effet et le contrat sera nul, ce dont chacune des parties pourra se prévaloir.

La clause de non-concurrence : illustration d’un cas pratique

Dans un arrêt récent du Tribunal fédéral (4A_5/2025), notre Haute Cour a rappelé les conditions de validité d’une clause de non-concurrence dans un contrat de travail, en soulignant combien la rédaction de ces clauses mérite une attention particulière. Ces conditions sont :

– Limitée dans le temps,
– Déterminée dans son champ géographique et son objet,
– Et conclue par écrit – ce qui exclut une signature électronique simple, comme celle apposée via DocuSign.

Ainsi, alors que le contrat de travail ne requiert aucune forme particulière, certaines clauses importantes en lien avec la relation de travail doivent impérativement être exécutées de façon manuscrite ou par une SEQ.

Recommandations pratiques pour votre entreprise

1. Établissez des règles internes claires sur le type de signature à utiliser selon les situations en tenant compte des exigences légales ou de l’importance de l’acte pour votre entreprise (SES, SEA ou SEQ).
2. Utilisez une signature qualifiée pour tous les actes importants, à fort enjeu ou forte valeur juridique.
3. Soyez attentifs aux exigences légales spécifiques, comme pour les clauses de non-concurrence, la cession de parts ou d’actions, les reconnaissances de dette,  les inscriptions au registre du commerce, etc.

En résumé

La signature électronique est un outil précieux, mais elle ne remplace pas toujours la signature manuscrite exigée par la loi pour la validité de certains actes. En cas de doute, privilégiez une signature manuscrite ou qualifiée (SEQ), et n’hésitez pas à consulter un professionnel.