Votre registre des actionnaires n’est plus à jour : que faire ?

Un enjeu de gouvernance à ne pas sous-estimer

Des sociétés anonymes, même de taille importante, font encore actuellement face à une situation très délicate : la présence d’actions nominatives dont les titulaires ne peuvent plus être identifiés. Ces titres, dits « en déshérence », soulèvent des questions importantes de conformité et de gouvernance. Le conseil d’administration doit alors agir rapidement.

Cette contribution donne quelques pistes pour y répondre. Elle traite en particulier des démarches en vue de la mise en conformité des données concernant les détenteurs d’actions nominatives, étant rappelé que le droit suisse a supprimé, en 2019, les actions au porteur pour les sociétés non cotées.

1. De quoi s’agit-il ?

Il s’agit de la question des actions nominatives dont la société ne connaît plus l’identité des propriétaires.
Les causes en sont variées : adresses obsolètes, décès, sociétés dissoutes, transferts d’actions jamais déclarés, ou encore suivi lacunaire du registre lors d’opérations anciennes.
La conséquence principale est une perte de traçabilité de l’actionnariat : le registre des actionnaires devient inexact. La société perd le contact avec une partie de son actionnariat. Le conseil d’administration ne répond plus à son obligation de tenir à jour le registre des actionnaires de la société et la liste de ses ayants droit économiques.

2. Les obligations du conseil d’administration

Le conseil d’administration est responsable de la tenue du registre des actions (art. 686 CO).
Un registre incomplet ou inexact peut constituer une carence dans l’organisation de la société (art. 731b CO) et exposer, cas échéant, les administrateurs à des sanctions pénales pour manquement à leurs obligations (art. 327a CP).

Il est donc essentiel d’assurer la mise à jour et l’exactitude du registre afin de préserver la sécurité juridique de la société et de ses actionnaires.

3. Quels sont les risques ?

La présence d’actionnaires non identifiés génère plusieurs risques pour la société, d’autant plus préoccupants lorsque le nombre d’actions concernées est élevé :

• Complexification progressive de la régularisation : plus le temps passe, plus il devient difficile d’assainir la situation.
• Impact sur les projets stratégiques, notamment la nécessité de présenter un actionnariat clarifié en cas de transaction (par ex. fusion) ou autres opérations de restructuration.
• Incertitude sur la valorisation de la société, les actions non attribuées pouvant fausser les bases d’évaluation.
• Risques corporatifs :
  • validité des quorums et des décisions d’assemblée générale,
  • seuils de participation (5 %, 10 %) potentiellement atteints pour certaines actions d’actionnaires,
  • difficultés liées à la convocation d’assemblées ou à la demande d’examens spéciaux.
• Risque réputationnel, lié à la perception d’une gouvernance insuffisante.

4. Notre recommandation

La législation actuelle ne prévoit ni obligation d’agir ni délai pour régulariser les actions « en déshérence ».
Cependant, une absence de réaction peut nuire à la crédibilité de la société et à la confiance des investisseurs ou partenaires financiers. Il est ainsi recommandé d’agir proactivement.

Voici quelques exemples de démarches de vérification et de recherche à entreprendre :

• examen des archives internes,
• contact avec d’anciens administrateurs,
• envoi de courriers aux dernières adresses connues,
• publications d’avis dans la FOSC et/ou la presse locale.

Si les recherches sont restées vaines, alors la société devra évaluer la situation et sur la base des éléments recueillis et de son appréciation de la situation, décider de :

1. procéder à la correction du registre des actionnaires par une résolution circonstanciée et documentée du conseil d’administration, décrivant les démarches entreprises et les preuves récoltées, ou
2. engager une procédure judiciaire d’annulation des titres, procédure que certains auteurs admettent qu’elle soit ouverte aux sociétés compte tenu de l’intérêt légitime de celles-ci à savoir qui sont leurs actionnaires. Cette légitimation n’est cependant pas directement réglée par la loi et les cas d’application restent rares.

Dans les deux cas, le résultat sera l’annulation des actions concernées et de leur requalification en actions propres de la société qui pourra en disposer (y compris en garder un certain nombre dans les limites légales) ou réduire son capital-actions du nombre d’actions annulées avec réserve statutaire pour dédommager les actionnaires qui viendraient à s’annoncer.

Nous recommandons de coordonner toute démarche et l’ensemble des opérations avec l’organe de révision.

5. Perspective et bonnes pratiques

La mise en conformité du registre d’actionnaires ne constitue pas seulement une exigence administrative.
Elle renforce la gouvernance d’entreprise, la transparence et la sécurité juridique, autant d’éléments essentiels pour inspirer confiance aux investisseurs et partenaires.