Une récente annonce de la Commission européenne relative à la gestion et aux enregistrements des entreprises pourrait redéfinir les standards en la matière et inspirer des changements en Suisse.
1. Le projet européen : un “28ème régime” pour les entreprises
La Commission européenne a annoncé un projet visant à créer un cadre unifié pour les entreprises au sein de l’Union européenne.
Ce projet prévoit notamment :
- Un enregistrement des sociétés en 48 heures.
- Des coûts d’enregistrement plafonnés à EUR 100.
- Des procédures entièrement numériques, y compris pour les transferts d’actions ou les opérations sur le capital.
- L’interconnexion de tous les registres nationaux.
Cette initiative vise à rendre la création et la gestion d’entreprises plus rapides, moins chères et plus simples à travers l’Union européenne.
2. La situation en Suisse : une modernisation en examen
Face à cette tendance de fond, la Suisse, malheureusement encore de façon trop timide, vise également à moderniser ces formalités.
Ainsi, le Conseil fédéral a chargé le Département fédéral de justice et police (DFJP) d’étudier la mise en place d’une structure informatique unique pour optimiser et simplifier les processus liés au registre du commerce, en collaboration avec les cantons.
Un rapport sur l’avancement de ces travaux est attendu d’ici la fin du mois de juin 2026 qui sera suivi attentivement et qui, à notre connaissance, n’est pas encore disponible lors de la publication de cette note.
3. Le poids des formalités traditionnelles avec le registre du commerce
En attendant ces futures simplifications, de nombreuses démarches auprès du registre du commerce restent lourdes et exigent des formalités qui peuvent sembler d’un autre temps.
Voici quelques exemples concrets :
- L’acte authentique notarié : de nombreux actes de la vie d’une société anonyme ou d’une société à responsabilité limitée exigent un passage obligé chez le notaire. C’est le cas non seulement pour la constitution de la société quel que soit sa taille, mais pour toute modification des statuts ou les modifications de son capital. Ces décisions doivent faire l’objet d’un acte authentique pour être inscrites au registre du commerce.
- La légalisation des signatures : Pour inscrire une personne habilitée à représenter la société (un administrateur, un directeur, etc.), sa signature doit être déposée au registre du commerce. Cette signature doit être légalisée, c’est-à-dire certifiée par un notaire ou directement à l’office du registre du commerce, ce qui implique une démarche physique. De plus si la légalisation est faite à l’étranger, le document devra de surcroît être muni soit de l’Apostille pour les pays ayant adhéré à la Convention de la Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (destiné à authentifier la signature de l’officier public étranger) soit passer par la légalisation consulaire ou diplomatique.
- La production de pièces justificatives physiques : La constitution d’une société requiert la production de nombreux documents, comme l’acte constitutif, les statuts, mais aussi la preuve que les membres du conseil d’administration ont bien accepté leur nomination, l’éventuelle domiciliation, l’attestation de consignation de la banque, le contrat d’apport en cas de constitution par apports en nature, le rapport de fondation, l’attestation du réviseur. En cours de vie de la société, devront également être déposé le procès-verbal d’une décision d’organe, etc.
4. Un vent de modernité : les nouvelles options numériques du droit des sociétés
En parallèle de ces contraintes administratives, le droit suisse des sociétés a connu une modernisation significative, créant un contraste singulier. Depuis le 1er janvier 2023, de nouvelles options digitales facilitent la gestion interne des sociétés.
- Assemblées générales virtuelles : Il est désormais possible de tenir une assemblée générale de manière 100% virtuelle, à condition que les statuts le prévoient. Les actionnaires peuvent ainsi exercer leurs droits (voter, poser des questions) par des moyens électroniques, sans aucune présence physique.
- Décisions par voie électronique : Les décisions du conseil d’administration peuvent être prises par voie circulaire, y compris par e-mail ou d’autres moyens électroniques, si aucun membre ne demande une délibération orale. De même une assemblée des actionnaires peut être tenue par voie circulaire, y compris par e-mail ou d’autres moyens électroniques, si aucune discussion n’est demandée par un actionnaire.
Conclusion :
La Suisse se trouve aujourd’hui à la croisée des chemins. D’un côté, des interactions avec le registre du commerce qui imposent encore des formalités physiques et notariées. De l’autre, un droit des sociétés qui évolue pleinement vers les possibilités du numérique pour la gestion interne de l’entreprise.
L’étude en cours du Conseil fédéral est donc très attendue : elle pourrait permettre de combler ce fossé et d’aligner enfin les formalités administratives externes sur la flexibilité attendue des entrepreneurs.
